Kompas

У відповідності до Модельної Грантової Угоди (надалі – Модельна Угода), розділ 6.1., загальні умови прийнятності витрат за проєктами, що фінансуються Європейською Комісією, є такими:

(i) вони мають бути фактично понесені бенефіціаром;

(ii) вони мають бути понесені протягом періоду Проєкту, визначеного Угодою;

(iii) вони мають бути заявлені в межах однієї з бюджетних категорій, визначених у статті 6.2 та Додатку 2 – Бюджет проєкту;

(iv) вони мають бути понесені у зв’язку з реалізацією Проєкту, як описано в Додатку 1, та бути необхідними для його виконання;

(v) вони мають бути ідентифікованими та такими, що підлягають перевірці, зокрема відображеними в бухгалтерському обліку бенефіціара відповідно до стандартів бухгалтерського обліку, що застосовуються в країні, де зареєстрований бенефіціар, а також відповідно до його звичайної практики ведення обліку витрат;

(vi) вони мають відповідати вимогам чинного національного законодавства у сфері оподаткування, трудових відносин та соціального забезпечення;

(vii) вони мають бути обґрунтованими, виправданими та відповідати принципу належного фінансового управління, зокрема щодо економності та ефективності.

Бюджет проєкту зазвичай складається із стандартних статей витрат, які надаються у шаблоні. Майже у кожній статті можуть закладатись витрати на закупівлю товарів, робіт та послуг.

Що ж говорять правила Європейської Комісії щодо здійснення закупівель у таких проєктах? Давайте розглянемо на прикладі Модельної Угоди, Анотованої Грантової Угоди та Орієнтовної Програми Аудиту.

Внутрішні закупівельні процедури організації

Модельна Угода не встановлює вартісних порогів для здійснення закупівель у межах грантових проєктів. Під час закупівлі товарів, робіт і послуг бенефіціари, як правило, повинні застосовувати власні внутрішні процедури закупівель (або стандартну практику, що склалась в організації бенефіціара) за таких умов:

• що такі процедури послідовно застосовуються до всієї діяльності організації, а не лише у проєктах, профінансованих за кошти Єврокомісії.
• що така практика забезпечує укладення договорів з найкращим співвідношенням ціни та якості (або, якщо це доречно, за найнижчою ціною)
• що процедури виключають конфлікт інтересів.

Бенефіціари, як правило, мають право самостійно обирати між критерієм «найкраще співвідношення ціни та якості» та критерієм «найнижча ціна», але обидва підходи можуть застосовуватись. При цьому конкурентний відбір субпідрядників має бути основним підходом, оскільки він є найбільш надійним способом забезпечення відсутності конфлікту інтересів, а також вибору пропозиції з найкращим співвідношенням ціни та якості або за найнижчою ціною шляхом безпосереднього порівняння отриманих пропозицій. Бенефіціар повинен мати можливість підтвердити, що критерії оцінки якості були чітко визначені та відповідали меті закупівлі.

Рекомендується доручати прийняття рішення щодо присудження договору комітету з оцінки, а не одній особі. Члени такого комітету повинні усвідомлювати свій обов’язок повідомляти про наявність конфлікту інтересів. Бенефіціар повинен мати чіткі внутрішні правила та рекомендації щодо врегулювання конфлікту інтересів. Такі правила мають визначати порядок повідомлення про конфлікт інтересів, відповідальних осіб, до яких слід звертатися за консультацією або для його декларування, а також заходи, які необхідно вживати в таких випадках. Належною практикою також є підписання працівниками, залученими до здійснення закупівель, декларації про відсутність конфлікту інтересів до початку виконання ними відповідних обов’язків.

Яку документацію необхідно зберігати бенефіціару?

Відповідно до Орієнтовної Програми Аудиту під час проведення аудиту основна увага приділяється перевірці відповідності понесених витрат умовам грантової угоди. У зв’язку з цим рекомендується забезпечити наявність підтвердних документів щодо:

Процедури вибору: Аудитор детально вивчає, як було обрано постачальника. Найчастіше перевіряють:

• Чи були договори укладені відповідно до внутрішніх процедур/звичайної практики бенефіціара;
• Чи були тендерні пропозиції (якщо передбачено внутрішніми правилами).
• Обґрунтування вибору конкретного постачальника.
• Чи відповідає кваліфікація постачальника вимогам завдання.

Здійснення витрат: Перевіряються оригінали інвойсів (рахунків) та банківські виписки, що підтверджують дату та суму оплати. Суми, виставлені до оплати, відповідають умовам договорів, укладених між бенефіціаром та постачальниками. Витрати були відображені в бухгалтерському обліку бенефіціара, та перерахунок витрат у євро здійснено відповідно до правил, встановлених грантовою угодою.

Узагальнений висновок:

Модельна Угода не встановлює вартісних порогів для закупівель у межах грантових проєктів Єврокомісії, тому бенефіціари мають застосовувати власні внутрішні процедури за умови їх послідовності, прозорості та відсутності конфлікту інтересів.

Основним підходом має бути конкурентний відбір постачальників із використанням критеріїв найкращого співвідношення ціни та якості або найнижчої ціни, а також належне документування процесу, зокрема через роботу колегіального оціночного комітету для прийняття рішень та механізми запобігання конфлікту інтересів.

* Даний матеріал підготовлений експертами Compass Group та відображає виключно думку авторів. Матеріал не є офіційним юридично-консультаційним висновком та не враховує всіх можливих нюансів конкретної ситуації для організації.