Kompas

Державна податкова служба України (далі- ДПС) 23 серпня 2024 надала роз’яснення про використання платниками податків – юридичними особами міжнародних сервісів електронного документообігу та  з урахуванням позиції Мінцифри і зазначила, що можна зробити висновок, що законодавство у сферах електронної ідентифікації, електронних довірчих послуг та електронного документообігу не встановлює обмежень щодо використання електронних підписів, сформованих та накладених з використанням сервісу «DocuSign», в тому числі щодо підписання первинних документів таким підписом, якщо інших особливостей правового регулювання в цій сфері не встановлено законодавством чи на договірних засадах.

Джерело: https://tax.gov.ua/media-tsentr/novini/815411.html

Отже, з урахуванням визнання ДПС та Мінцифри чинності документів, які були підписані сторонами за допомогою міжнародних сервісів електронного документообігу, нижче наводимо перелік сервісів, через які можливе підписання  зовнішньоекономічних договорів електронним підписом:

• Adobe Sign: інтеграція з іншими програмами Adobe, такими як Acrobat, та ї
• Adobe Sign: інтеграція з іншими програмами Adobe, такими як Acrobat, та підтримка українських ЕЦП.
• DocuSign: підтримує українські ЕЦП та пропонує інтеграцію з іншими програмами для управління документами. Саме щодо можливості підписання через цю платформу ДПС надавала роз’яснення розглянуте вище.
• Kofax SignDoc.

Обов’язково,  сторонам необхідно зазначити в зовнішньоекономічному договорі який саме сервіс буде використовуватися для електронного підписання документів, і те що сторони визнають чинність електронного документу.

Інший спосіб підписання та обміну електронними документами впроваджується в Україні через виконання Постанови від 14.11.2023 року затвердженої  Кабінетом Міністрів України про «Деякі питання визнання іноземних сертифікатів відкритих ключів, електронних підписів, а також використання інформаційно-комунікаційної системи центрального засвідчувального органу для забезпечення визнання в Україні електронних довірчих послуг, іноземних сертифікатів відкритих ключів, що використовуються під час надання юридично значущих електронних послуг у процесі взаємодії між суб’єктами різних держав»  № 1198, яка дозволяє українцям використовувати український КЕП у ЄС.  Європейський КЕП відповідно до вищеописаної постанови також буде дійсний в Україні. Для реалізації вищевказаної Постанови повинні бути укладені міжнародні договори, але наданий момент, Україна не уклала жодного міжнародного договору про взаємне визнання сертифікатів відкритих ключів й електронних підписів.

Однак з урахуванням п.6-2 р. 7 «Перехідних положень» Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»,  було прийнято Постанову Кабінету Міністрів України від 01 жовтня 2024 р. № 1131, яка встановлює взаємне визнання електронних довірчих послуг між Україною та Європейським Союзом.

Мінцифри, яке відповідає за забезпечення взаємного визнання українських та іноземних сертифікатів відкритих ключів та електронних підписів роз’яснює наступне: «документ можна підписати за допомогою е-підпису  «Підпис – EU» –  підпис для транскордонного визнання. Підписані е-підписом та печаткою в Європейському Союзі документи на зразок заяви, звернення, комерційної пропозиції, рахунку фактури, та інших, можна перевірити на сайті ЦЗО (Центральний засвідчувальний орган Мінцифри) за посиланням https://czo.gov.ua/verify. Якщо результат перевірки підтвердив кваліфікований тип підпису, його цілісність та вміст – перед вами заява чи звернення, рівнозначні тим, що підписані українським КЕПом.

Також кваліфіковані електронні підписи та печатки створені/згенеровані в Європейському Союзі (далі – “КЕПи ЄС”) можуть використовуватися для підписання дво- та багатосторонніх документів, на зразок договорів, протоколів, меморандумів, актів виконаних робіт, додаткових угод, тощо. При цьому, такий документ буде рівнозначним власноручно підписаному і у випадку, коли одна з його сторін використовує КЕП ЄС, а інша – український (наприклад Дія.Підпис-EU), і у випадку коли усі сторони мають КЕПи ЄС. Європейська сторона, підписавши документ в ЄС може передати документи Українській стороні, яка може перевірити документ на сайті ЦЗО та накласти Український міжнародний КЕП або Дія.Підпис-EU за посиланням: https://czo.gov.ua/sign»

Але, при способі підписання електронних документів який вище описало Мінцифри між сторонами є нюанс, який полягає в тому, що податковими органами країн ЄС з огляду на те, що міжнародні договори поки що між країнами не укладені, підписані Українською стороною документи можуть не визнаватись.

Джерело: https://czo.gov.ua/edp-legislation-clarification?id=7

Джерело: https://thedigital.gov.ua/news/vazhliviy-krok-do-tsifrovogo-bezvizu-doluchaytesya-do-beta-testu-diyapidpisu-yakiy-vidpovidae-vimogam-es