Kompas

У проєктній діяльності в неприбутковому секторі проєктний менеджер, як особа, відповідальна за досягнення результатів проєкту, взаємодіє з широким колом зацікавлених сторін (стейкхолдерів), зокрема командою проєкту, донорами, постачальниками, партнерами, бенефіціарами, державними органами, громадами тощо. У деяких випадках кількість таких стейкхолдерів є значною, а їхні інтереси — різноманітними, що потребує системного підходу до їх врахування з метою успішної реалізації проєкту та досягнення запланованого впливу. Саме тому проєктному менеджеру важливо мати у своєму професійному арсеналі практичні інструменти, які дозволяють аналізувати, планувати, налагоджувати та моніторити ефективну взаємодію з усіма зацікавленими сторонами, як залученими прямо до реалізації проєкту або тих, хто ж отримує вигоду від нього.

На базі Стандарту з управління проєктами та Настанови до зводу знань з управління проєктами (PMBOK®), розробленою Project Management Institute – міжнародної професійної організації, що розробляє та підтримує міжнародні стандарти управління проєктами, розглянемо базові рекомендовані інструменти, які можуть допомогти проєктному менеджеру з моніторингом взаємодії із командою та іншими стейкхолдерами.

1) Статут команди (Team charter)

Відповідно до підходів, викладених у PMBOK®, статут команди розглядається як документ, що встановлює основні цінності, спільні домовленості та принципи взаємодії між членами команди. До його змісту доцільно включати питання командних цінностей, комунікаційних правил і каналів, підходів до ухвалення рішень, механізмів управління конфліктами, порядку проведення зустрічей, а також інших правил, що регулюють спільну роботу та взаємодію всередині команди.

Під час формування статуту команди важливо забезпечити активну участь усіх її членів у процесі його створення, оскільки кожен учасник бере на себе зобов’язання дотримуватися визначених домовленостей і несе спільну відповідальність за виконання правил, які команда встановила. Крім того, важливо створити умови, за яких команда має можливість самостійно ухвалювати рішення та брати за них відповідальність.

Також необхідно звернути увагу, що навіть у ході проєкту, статут команди можливо переглядати та вносити до нього зміни, у разі якщо якісь певні домовленості вже не працюють або потребують покращень. Окрім того, статут команди допомагає більш зорієнтувати нових членів команди щодо вже встановлених правил.

2) Матриця розподілу відповідальності (Responsibility Assessment Matrix)

У відповідності до PMBOK®, матриця розподілу відповідальності є інструментом, що систематизує інформацію про залучення команди проєкту, а також інших стейкхолдерів до виконання окремих пакетів робіт і дозволяє наочно відобразити взаємозв’язок між завданнями проєкту та зонами відповідальності учасників процесів та етапів проєкту. Вона допомагає уникнути плутанини щодо розподілу обов’язків і завдань усередині команди та серед інших зацікавлених сторін, особливо якщо в проєкті – їх велика кількість.

Одним із найпоширеніших прикладів такої матриці є RACI, де Responsible – Відповідальний, Accountable – Підзвітний, Consulted – Консультують, Informed – Поінформовані за результати.   Або ж її розширена версія RASCI, де додається ще Support – Надає підтримку.

Така матриця може охоплювати весь проєкт або лише певний його етап. Її також можна застосовувати не лише в проєктній діяльності, а й у операційній роботі організації, наприклад, для розподілу відповідальності у процесах управління людськими чи фінансовими ресурсами.

Можливо також робити пристосування інструменту для необхідних цілей. Ось наприклад, є і інша модель, яка зміщає фокус уваги на прийняття рішень – DACI, де Driver – Ініціатор, Approver – Затверджує, Contributor – Надає внесок, Informed – Поінформований.

Формування матриці розподілу відповідальності дійсно може зайняти певний час, але після її створення вона значно спрощує учасникам процесів розуміння їхньої зони відповідальності та допомагає налагодити ефективну комунікацію. Важливо ознайомити з матрицею всіх учасників і переконатися, що кожен чітко розуміє свою роль. При цьому не рекомендується включати всі-всі завдання, адже це зробить таблицю надто об’ємною та складною для використання. Краще сфокусуватись саме на ключових.

3) Реєстр стейкхолдерів (Stakeholder Register)

Згідно з PMBOK® реєстр стейкхолдерів є проєктним документом, що систематизує відомості про всіх зацікавлених сторін проєкту, містить результати їх аналізу, та встановлює їх класифікацію. Зазвичай у ньому фіксують роль стейкхолдерів у проєкті, аналітичну інформацію щодо їхніх вимог, очікувань і потенційного впливу на результати проєкту, а також визначають етап життєвого циклу, на якому їхній вплив є найбільш суттєвим. Окрему увагу в реєстрі приділяють класифікації стейкхолдерів — як внутрішніх і зовнішніх, за рівнем впливу, влади чи зацікавленості, а також за вертикальними або горизонтальними зв’язками чи іншими моделями, необхідними для управління проєктом.

Формування реєстру є зазвичай відповідальністю проєктного менеджера.  Це – практичний інструмент, який дозволяє системно ідентифікувати всіх зацікавлених сторін проєкту, зрозуміти їхні інтереси, очікування та рівень впливу. Завдяки ньому проєктний менеджер має змогу ефективно планувати комунікацію, мінімізувати ризики та забезпечити узгодженість дій протягом усього життєвого циклу проєкту, особливо якщо стейкхолдерів за проєктом велика кількість і вони мають різні інтереси.

Проєктному менеджеру в неприбутковому секторі важливо не залишати поза увагою включення бенефіціарів до реєстру стейкхолдерів, оскільки саме для задоволення їхніх потреб або вирішення їхніх проблем зазвичай реалізується проєктна діяльність. З цією метою під час планування проєктів і підготовки грантових заявок організаціям доцільно проводити дослідження цільової аудиторії, а також збирати й використовувати дані з отриманих уроків (lessons learnt) попередньої проєктної діяльності.

Джерела:

1. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)—Eighth Edition and The Standard for Project Management. ©2025 Project Management Institute, Inc.
2. Стандарт з управління проєктами та Настанови до зводу знань з управління проєктами (PMBOK®) – Сьоме видання (перекладене українською). ©2021 Project Management Institute, Inc.