Kompas

Гранти із фіксованою сумою (Fixed Amount Awards) – не новина для українських неприбуткових організацій, які отримують фінансування від USAID як отримувачі або суб-реципієнти. Це – досить поширений механізм фінансування USAID, який знижує адміністративне навантаження та вимоги до ведення обліку як для отримувача, так і для Донора.  Все більше і більше питань щодо адміністрування таких угод надходить від наших клієнтів.

Отже, згідно Стандартних положень USAID ADS Chapter 303 Гранти та угоди про співпрацю з неурядовим організаціям (розділ 303.3.25), Грант із фіксованою сумою — це тип гранту або угоди про співпрацю, за яким USAID надає певний рівень фінансування та його виплати не базуються на фактичних витратах, понесених отримувачем. Основою відповідальності є передусім результати та досягнення поставлених завдань.

Грант із фіксованою сумою є доцільним, коли: 1) програма має вимірювані цілі та завдання, і 2) доступні точні дані про витрати, історичні дані або ціни для складання бюджету на основі розумної оцінки фактичних витрат.

Виплати за грантом із фіксованою сумою здійснюються на підставі досягнення вимірюваних цілей і завдань. Структура виплат за грантовою угодою із фіксованою сумою може бути різною, зокрема:

• У кілька часткових виплат. Сума кожної узгодженої виплати, а також етапу або події, що ініціюють виплату, узгоджуються заздалегідь і вказуються в угоді.
• На основі ціни за одиницю. Визначені одиниці або ціни узгоджуються заздалегідь і зазначаються у федеральному гранті; або
• Однією виплатою після завершення федерального гранту.

Положення 2 CFR 200.201 також зазначає, що при використанні гранту із фіксованою сумою, відповідальність повинна базуватися на показниках виконання та результатах, які можуть бути представлені у звітах про виконання або через рутинний моніторинг. Не передбачається рутинний моніторинг фактичних витрат, понесених отримувачем або суб-реципієнта у межах федерального гранту. Отже, фінансова звітність не є обов’язковою. Однак, це не звільняє отримувача або суб-реципієнта від вимоги як щодо зберігання документів, так і щодо обов’язку забезпечувати доступність документів для перевірки під час аудиту.

Після завершення гранту з фіксованою сумою отримувач повинен письмово підтвердити федеральному агентству, що проект був завершений відповідно до умов гранту, або вказати ті заходи, які не були виконані, і що всі витрати були здійснені відповідно до 2 CFR 200.403. Коли необхідні заходи не були виконані, сума федерального гранту повинна бути зменшена на суму, яка відображає невиконані заходи відповідно до умов федерального гранту. Коли необхідні заходи були виконані відповідно до умов та положень федерального гранту, отримувач має право на будь-які невитрачені кошти, і вони не вважаються прибутком. А отже, при завершенні грантової угоди, у разі виконання всіх умов гранту – виконання заходів та досягнення всіх показників – вимоги щодо повернення коштів Донору не виникає.

Однак, незалежно від того, якого типу виконується грант, профінансований Урядом США, отримувачі та суб – реціпієнти повинні дотримуватись правил визнання витрат відповідно до 2 CFR Part 200 – Uniform Administrative Requirements, Cost Principles and Audit Requirements for Federal Awards .

У відповідності до 2 CFR 200.403 «Фактори, що впливають на допустимість витрат», витрати повинні відповідати наступним критеріям, щоб бути допустимими в межах федеральних грантів:

• Бути необхідними і розумними для виконання федерального гранту та бути розподільними відповідно до цих принципів.
• Відповідати будь-яким обмеженням або виключенням, зазначеним у цих принципах або у федеральному гранті щодо видів або сум витрат.
• Бути узгодженими з політиками та процедурами, які застосовуються однаково до як фінансованих федеральними грантами, так і до інших видів діяльності отримувача або суб-реципієнта.
• Підлягати послідовному трактуванню. Наприклад, витрата не повинна бути віднесена до федерального гранту як пряма витрата, якщо будь-яка інша витрата, понесена для тієї ж мети за подібних обставин, була розподілена до федерального гранту як непряма витрата.
• Визначатися відповідно до загальноприйнятих бухгалтерських принципів (GAAP), за винятком державних та місцевих органів влади і племен індіанців, лише в тому випадку, якщо в цій частині передбачено інакше.
• Не включатися як витрати або використовуватися для виконання вимог щодо співфінансування будь-якої іншої програми, що фінансується федеральним бюджетом, як у поточному, так і в попередньому періодах.
• Бути належним чином задокументованими.
• Витрати на адміністративне закриття можуть бути понесені до дати подання остаточного звіту(ів). Якщо вони були понесені, ці витрати повинні бути ліквідовані до дати подання остаточного звіту(ів) і віднесені на останній бюджетний період гранту, якщо інше не зазначено федеральним агентством. Всі інші витрати повинні бути понесені протягом затвердженого бюджетного періоду.

Підрозділ Е 2 CFR 200 зазначає, що витрати мають бути дозволеними, розумними та розподільними.

2 CFR 200.404 Розумні витрати

Витрата є розумною, якщо вона не перевищує суму, яку розсудлива особа витратила б за обставин, що існували на момент ухвалення рішення про її здійснення. При визначенні обґрунтованості конкретної витрати слід враховувати наступні фактори:

• Чи визнається витрата загальноприйнятою як звичайна та необхідна для діяльності отримувача або суб-реципієнта або для належного та ефективного виконання федерального гранту;
• Обмеження або вимоги, встановлені такими факторами, як ефективна ділова практика; чесна конкуренція; федеральні, державні, місцеві, племінні та інші закони і нормативні акти; а також умови федерального гранту;
• Ринкові ціни на аналогічні витрати в географічному регіоні;
• Чи діяли зацікавлені особи обачно в обставинах, враховуючи їхню відповідальність перед отримувачем або суб-реципієнтом, його працівниками, студентами або членами (якщо застосовується), широкою громадськістю та федеральним урядом; і
• Чи не відхиляються витрати від встановлених письмових політик та процедур отримувача або суб-реципієнта щодо здійснення витрат.

Тому при плануванні бюджетів грантів, що фінансуються Урядом США, зокрема із фіксованою сумою, отримувачі або суб-реципієнти повинні користуватися вищезазначеними положеннями 2 CFR 200.404 щодо розумності витрат. Необхідно переконатися, що всі заплановані проектні витрати є необхідними для виконання гранту, відповідають цим положенням, а також використовувати кошти за цільовим призначенням у повній мірі та не допускати надлишків за грантами.

Авторка: Наталія Шкурка – Консультантка з організаційного розвитку Compass Group.

* Ця стаття представляє незалежну думку автора. Для отримання конкретних тлумачень вимог USAID зверніться до грантового договору або до відповідних посадових осіб, відповідальних за ваш грант/субгрант.