Kompas

Організація має слідувати вимогам донорських організацій щодо підтвердження цільового використання коштів на персонал у рамках виконання грантових угод. Зазвичай такі правила встановлені грантовою угодою, або грантова угода містить посилання на додаткові інструкції щодо документування витрат на проектний персонал. Дуже часто донорські організації також надають типові форми індивідуальних табелів обліку робочого часу для проектного персоналу.

Розглянемо вимоги щодо звітування грантоотримувачів на предмет витрат на проектний персонал від Європейського Союзу.

Орієнтовна програма аудиту Європейської Комісії (Indicative Audit Programme) (надалі – Програма) містить рекомендації та процедури для проведення аудиту коштів, отриманих із фондів ЄС, та забезпечує дотримання фінансових правил і вимог. Дана Програма є інструкцією для аудиторів, що проводять аудиторські перевірки фінансової звітності за проектами ЄС, але може використовуватись і грантоотримувачами для додаткових роз’яснень щодо документального підтвердження витрат.

Отже, у відповідності до Програми, аудитор при перевірці витрат на персонал має:

• Переглянути внутрішні інструкції та процедури обліку робочого часу отримувача;
• Підтвердити, чи існує загальна система обліку робочого часу, чи отримувач використовує табелі щодо відпрацьованого часу;
• Оцінити відповідність:

Якщо грантоотримувач використовує шаблон обліку робочого часу, доступний на порталі Європейської комісії (або свій внутрішній шаблон), перевірити, чи документи підписуються щонайменше раз на місяць: особою, яка працює над проєктом, та його керівником (супервайзером),

Необхідно звернути увагу, що тут грантодавець має на увазі саме індивідуальний табель обліку робочого часу на кожного окремого працівника, що залучений до проекту.

Як роботодавець, за трудовим законодавством, Організація має формувати загальний табель обліку робочого часу за формою, затвердженою Наказом Державного Комітету Статистики України від 05.12.2008  N 489  «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці». Загальний табель обліку робочого часу є основою для нарахування заробітної плати працівникам.

Однак, для звітування донору, в організації також мають формуватись індивідуальні табелі обліку робочого часу працівника. Індивідуальний табель заповнюється з метою зазначення розподілу робочого часу працівника між різними видами діяльності, що фінансуються різними грантовими контрактами/проектами, надурочною роботою та іншим часом, що не фінансується за кошти донорів.

• Перевірити, чи містять щомісячні табелі обліку робочого часу принаймні такі мінімальні вимоги:
• назва та номер дії, як зазначено в Договорі про грант,
• повне ім’я отримувача, як зазначено в Договорі про грант,
• повне ім’я, дата та підпис особи, яка працює над грантом,
• кількість днів на місяць, відпрацьованих над проектом в період, що покривається табелем обліку робочого часу,
• повне ім’я та підпис керівника,
• посилання на завдання або робочий пакет дії, описаний у Додатках до Договору про грант, до яких особа брала участь у заявленому місяці.
• Перевірити, чи зарплати, внески на соціальне забезпечення, податки та інші витрати, включені в оплату праці, відповідають вимогам національного законодавства або трудового договору.
• Переглянути складові витрат на персонал, які включені в денну ставку, і перевірити, чи вони не містять недопустимих витрат.
• Підтвердити заявлені витрати відповідно до трудових договорів, індивідуальних платіжних відомостей/заробітних плат та банківських виписок, що показують виплачені суми.
• Переконатися, що витрати не були повторно виставлені отримувачем іншій юридичній особі.

Отже, для звітування донору щодо цільового використання коштів на персонал, рекомендуємо мати у наявності наступні документи:

• Штатний розпис,
• Наказ про прийом на роботу, трудовий договір,
• Відомість про нарахування заробітної плати,
• Табель обліку робочого часу працівника в розрізі всіх проектів, до яких він залучений,
• Документи, які підтверджують оплату.

* Даний матеріал підготовлений експертами Compass Group та відображає виключно думку авторів. Матеріал не є офіційним юридично-консультаційним висновком та не враховує всіх можливих нюансів конкретної ситуації для кожної організації.

У разі якщо у вас виникають непевності щодо тлумачення норм грантових угод, звертайтесь до нас, і ми з радістю надамо вам кваліфіковану допомогу.