Kompas

Відповідно до частини третьої ст. 207 Цивільного кодексу України використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або іншим чином врегульовується порядок його використання сторонами.

В нормативних актах, а також індивідуальних роз’яснень контролюючих органів, Листів Мінфіну, судової практики допускається використання факсиміле на первинних документах та в правочинах сторін.

В Україні існує наступна практика використання факсиміле:

1. Міністерство Фінансів України в Листі від 27.02.2012 р. N 31-08410-07-29/4796 зазначає далі цитуємо:

«Відповідно до Закону про бухгалтерський облік, одним з обов’язкових реквізитів первинних документів є особистий підпис чи інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Пунктом 2.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (наказ Мінфіну від 24.05.95 р. №88) визначено, що використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом (тобто у тих випадках, де прямо законом не заборонено використовувати факсиміле), іншими актами цивільного законодавства.»

2. В роз’ясненнях контролюючих органів, зокрема в Листі ДФС від 24.11.2015 № 25024/6/99-95-42-03-15 зазначено, що:

«Використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів за письмовою угодою сторін, в якій містяться зразки відповідного аналога їх власноручних підписів, не порушує законодавства України, крім випадків застосування первинних документів типових і спеціалізованих форм, якими не передбачено використання факсимільного відтворення підпису.».

Судова практика  дуже різна, в один випадках суди визнають первинні документи оформленні з факсиміле оригіналами первинних документів такими, що підтверджують дійсність операції (приклад  рішення: http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/54596741).

В інших судових спорах, суд відмовляв у задоволенні стягнення багатомільйонної заборгованості позивачу, оскільки первинні документи були підписані за допомогою факсиміле, при цьому сторони правочину тільки в усній формі домовилися про використання факсиміле і не оформили письмового договору про використання факсиміле із зазначенням зразків підписів (http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/73600830).

В яких сферах та документах заборонено використовувати факсиміле:

1) ліцензування – при подачі документів на ліцензування в певних сферах, заборонено використовувати факсиміле. (Роз’яснення Держлікслужби від  04.12.2023 р.);

2) при здійснення касових операцій у національній та іноземній валютах та оформлення касових документів за платіжними операціями, тобто на банківських розрахункових документах (платіжні доручення, розрахункові чеки, рахунки на сплату платежів, заяви на переказ чи видачу готівки, грошові чеки) — пункт 106 Інструкції про порядок організації касової роботи банками та проведення платіжних операцій надавачами платіжних послуг в Україні, затверджений  Постанова Правління Національного банку України 25.09.2018 № 103;

3) при засвідченні справжності підпису під час вчинення нотаріальних дій, тобто на правочинах, заяв, довіреностях та інших документах, (гл.9 п.9 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України затвердженого Наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012  № 296/5);

4) на касових документах (касові ордери, відомості на виплату готівки, розрахункові документи, електронні розрахункові документи, інші прибуткові та видаткові касові документи, тощо передбачено використання лише особистого або електронного підпису (р.3 п.23 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні Постанова Правління Національного банку України 29.12.2017 № 148);

5) на податковій та фінансовій звітності передбачено використання лише особистого або електронного підпису (п.п. 48.5.1 Податкового Кодексу України та ч. 1 ст. 11 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»;

6) на процесуальних судових документах (позовна заява, клопотання)— позиція Верховного суду України по  справі № 916/3209/20 від 08.07.2021 р., ч.2 ст.162 Господарського процесуального кодексу України.

7) на організаційно-розпорядчих документах (наказах, розпорядженнях)  – факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається (п.12. гл.8 р.ІІ «Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» затверджених Наказом Міністерства юстиції України 18.06.2015 № 1000/5).