Kompas

У відповідності до Статті 121 Кодексу законів про працю, працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку з службовими відрядженнями.

Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.

Підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Підприємство, що відряджає працівника, зобов’язане ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий/перерахований аванс, складеною за довільною формою), а також з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження.

Працівникам, які перебувають у відрядженні, зазвичай відшкодовуються такі витрати (якщо вони не суперечать умовам надання гранту):

• на добові;
• на проживання, в тому числі витрати на оплату обов’язкових готельних послуг та місцевих податків та зборів, відповідно до процедур та ставок, встановлених законодавством та внутрішніми стандартами організації та/або донорів;
• на перевезення до місця відрядження i назад;
• при відрядженнях закордон на оформлення дозволів на в’їзд, обов’язкове медичне страхування, інші документально підтверджені витрати, пов’язані із правилами в’їзду та перебування в місці відрядження, у тому числі будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат;
• на проїзд у місці відрядження;
• інші витрати за необхідністю.

Аби надати відповідь щодо можливості покриття витрат працівника за рахунок проєкту, до виконання якого він не залучений, необхідно розглянути принципи витрат.

За винятком випадків, коли грантовою угодою встановлено інше, витрати повинні відповідати наступним загальним критеріям, аби бути допустимими:

• Бути необхідними і розумними, доцільними, обґрунтованими для виконання проєкту/ів, а також включені у бюджет проєкту/ів;
• Відповідати будь-яким обмеженням або виключенням, викладеним у принципах витрат, встановлених внутрішньою політикою організації, або у донорських угодах, в т.ч. щодо типів або кількості статей витрат;
• Повинні відповідати внутрішній політиці та процедурам, що застосовуються однаково до всіх проєктів, що фінансуються різними донорами;
• Віднесення до витрат прямих і непрямих є послідовним процесом та включає постійну однакову їх оцінку. Витрати не можуть бути віднесені до проєкту як прямі витрати, якщо ті ж самі витрати, понесені з тією ж метою за аналогічних обставин, були призначені як непрямі витрати;
• Визначаються відповідно до загальноприйнятих принципів бухгалтерського обліку організації та правил бюджетного обліку організації;
• Мають первинну документацію у відповідності до чинного законодавства та вимог донорських організацій;
• Затвердженні до оплати відповідно до внутрішніх політик і процедур;
• Не заборонені законодавством України та правилами, що встановлені різними Донорами;
• Відносяться до допустимих, відповідно до грантових угод;
• Суми витрат не перевищують ринкові та понесені, відповідно до правил закупівель, що встановлені організацією.

Грантовою угодою з Донором можуть встановлюватись інші обмеження по допустимості/недопустимості витрат, та організація має чітко слідувати даним положенням угоди, ретельно слідкуючи за плануванням та здійсненням таких витрат.

Враховуючи вищезазначену інформацію щодо критеріїв допустимості витрат, а саме що витрати мають бути необхідними, розумними, доцільними, обґрунтованими  для виконання проєкту/ів, а також включені у бюджет проєкту/ів, можна зробити висновок, що у разі, якщо працівник не є членом проєктної команди проєкту, за рахунок якого він відправляється у відрядження, то таке відшкодування його витрат на відрядження може бути визнане як нецільове використання коштів.

 На підтвердження надаємо короткі витяги із правил донорів. Наприклад, CFR, що застосовується до Федеральних грантів, зазначає, що витрати мають бути «необхідними та обґрунтованими для виконання федерального гранту, а також належним чином задокументованими». У відповідності до правил, що застосовуються до грантів ЄС – «витрати мають бути задекларовані в одній із бюджетних категорій проєкту, а також мають бути понесені у зв’язку із виконанням проєкту, описаним у додатках до грантової угоди, та необхідні для його виконання».

* Даний матеріал підготовлений експертами Compass Group та відображає виключно думку авторів. Матеріал не є офіційним юридично-консультаційним висновком та не враховує всіх можливих нюансів конкретної ситуації для кожної організації.

 У разі якщо у вас виникають непевності щодо тлумачення норм грантових угод, звертайтесь до нас, і ми з радістю надамо вам кваліфіковану допомогу.