Kompas

Первинний документообіг у закупівлях — це не лише питання бухгалтерії. Саме від правильного оформлення закупівельних операцій залежить підтвердження витрат, успішне проходження аудиту, податкових перевірок та відповідність вимогам донорів.

На практиці значна частина ризиків виникає не через відсутність коштів чи помилки у звітності, а через неналежно оформлені закупівельні документи: відсутність договорів, формальні акти, недостатнє підтвердження отримання послуг, помилки у документах від ФОПів, невідповідність вимогам грантових угод.

При цьому первинний документообіг — це зона відповідальності не лише фінансового відділу. Закупівельники та проекта команда повинні однаково розуміти:

• які документи є обов’язковими;
• на якому етапі вони повинні формуватись;
• які ризики створює їх відсутність;
• як правильно підтверджувати реальність закупівельної операції;
• які вимоги висувають донори та контролюючі органи.

Саме тому консультаційна зустріч побудована не як теоретичний огляд законодавства, а як практичний розбір первинного документообігу закупівельного процесу в діяльності НПО.

Захід буде корисним не лише бухгалтерам та фінансовим менеджерам, а й працівникам, які беруть участь у закупівельному процесі та відповідають за належне документальне оформлення витрат.

Організація зможе переглянути порядок формування первинного документообігу в закупівельному процесі та правильно розподілити обов’язки між фінансовим відділом, закупівельниками, координаторами проєктів і адміністративним персоналом.

План заходу

1. Значення первинного документообігу для неприбуткового статусу, бухгалтерського обліку, звітування донорам, податкових перевірок.
2. Особливості документального оформлення різних типів закупівель

• Товари.
• Послуги.
• Онлайн-послуги та цифрові сервіси.
• Закупівлі у ФОП.
• Закупівлі у нерезидентів.
• Готівкові та безготівкові розрахунки.
• Закупівлі за грантові кошти.

Практичний акцент: які документи є обов’язковими; які документи найчастіше викликають питання у податкових органів та аудиторів.

3. Чи повинні бути акти, чи можемо їх вже не використовувати.
4. Коли договір повинен складатись обов’язково, чи можливо працювати без нього.
5. Вимоги донорів при закупівельних операціях.
6. Електронний документообіг, як його імплементувати в закупівельний процес.
7. Типові помилки організацій у закупівлях та відповідальність.

Як завжди відповіді на питання учасників та розбір ваших практичних кейсів.

Консультаційну зустріч буде проводити: Лариса Шкурка

• Керуюча партнерка  Compass Group;
• Сертифікована аудиторка;
• Бізнес-тренерка та консультантка з питань організаційного розвитку;
• Податкова  експертка у сфері медіа, IT- бізнесу, представництва нерезидентів, МТД, неприбуткового сектору.

Протягом 20 років співпрацює з проектами міжнародної технічної допомоги як консультанта з розвитку організаційного потенціалу та вдосконалення інституційної спроможності неприбуткових організацій. Проводить міжнародні аудити, організаційний аудит  по проектам, профінансованими USAID, SIDA, Представництвом ЄС в Україні тощо.

Здійснює консультативну підтримку нерезидентів у виборі форми присутності на території України, експертно-консультативну підтримку представництв нерезидентів в Україні.

Має практичний досвід з розробки системи управлінського обліку для господарських підприємств та неприбуткових організацій.

Здійснює проектування систем управління проектами при реалізації  міжнародних проектів.

Експертка проектних груп по удосконаленню  діючого податкового законодавства.