Kompas

Консультаційна зустріч «Філії та представництва міжнародних неурядових організацій: правила роботи та зміни»

Даний захід створено, як відповідь на практичні питання діючих в Україні міжнародних неприбуткових організацій. Він повністю сформований по запитам, які протягом останніх півроку находять до нашої компанії і з чим стикаються у роботі філії та представництва.

Наразі відбуваються зміни в законодавстві і їх потрібно враховувати при здійсненні своєї діяльності на території України.

14.07.2023 року був прийнятий Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо впорядкування діяльності відокремлених підрозділів юридичної особи, утвореної відповідно до законодавства іноземної держави» № 3257-IX, який буде введений в дію 03.09.2024 року.

Метою даного Закону є створення сприятливого законодавчого поля, яке впорядкує правовий статус відокремлених підрозділів юридичної особи, в тому числі філій та представництв іноземних неурядових або іноземних благодійних організацій, утворених відповідно до законодавства іноземної держави, та сприятиме уніфікації, спрощенню та прискоренню процедур створення та припинення їх діяльності на території України.

В Закон про іноземні відокремлені підрозділи імплементовані положення Директиви (ЄС) 2017/1132 Європейського Парламенту та Ради від 14 червня 2017 року.

ЗАХІД ПРОВОДИТЬСЯ ДВОМА МОВАМИ – УКРАЇНСЬКОЮ ТА АНГЛІЙСЬКОЮ З СИНХРОННИМ ПЕРЕКЛАДОМ.

Є МОЖЛИВІСТЬ ЗАДАТИ ПИТАННЯ ЕКСПЕРТУ, ЯКИЙ СУПРОВОДЖУЄ ДІЯЛЬНІСТЬ НЕРЕЗИДЕНТІВ БІЛЬШЕ 20  РОКІВ.

Цільова аудиторія: керівники та управлінський персонал філій та представництв міжнародних неурядових організацій, фінансові директори,  експати.

План заходу:

10.00 – 13.00 Частина І. Загальні правила та зміни

1. Оновлені правила реєстрації та перереєстрації представництв.
2. Положення про представництво, чи потрібно наразі і що робити тим представництвам, які його не мають.
3. Підписанти, скільки і яких може бути. Відповідальність підписантів.
4. Як вірно оформити довіреність і чи може бути довіреність у підписантів без терміну.
5. Кінцеві бенефіціарні власники, чи дане правило розповсюджується на представництва неприбуткових організацій.
6. Чи може бути у представництва основне та неосновна податкова адреса.
7. Проекти міжнародної технічної допомоги: виконавець Головний офіс, чи представництво.
8. Гуманітарна допомога, чи може бути представництво отримувачем і набувачем.
9. Договори з Головним офісом і представництвом, хто може отримувати послуги і хто має право платити.
10. Податкові пільги, коли бувають і коли можна стати платником ПДВ і Україні.
11. Бухгалтерський облік, чи є обов’язковим і чи можна вести в бухгалтерських програмах Головного офісу.

14.00- 17.00. Персонал та експати правила найму та співпраці 

1. Основні правила співпраці з національним та іноземним персоналом.
2. Іноземний персонал, правила виконання трудових обов’язків:

• при укладенні угод з Головним офісом;
• при укладенні угод з Представництвом в Україні.

3. Відрядження: правила здійснення та оформлення.
4. Військовий облік для Представництв, чи повинен бути. Якщо є, то як потрібно вести і що подавати для звітування.
5. Бронювання співробітників, останні зміни.
6. Медичні страхування, оренда, витрати на відрядження для національного та іноземного персоналу.
7. Експати, чи є податковими резидентами: законодавчі правила та нюанси.
8. Зміни для співробітників нерезидентів, оновлені правила перебування та працевлаштування.
9. Штрафи у фонд захисту осіб з інвалідністю, чи можуть бути нараховані за 2024 рік.
10. Інші питання та зміни, які будуть на день заходу.
11. Відповіді на питання учасників.

 Дата проведення: 10 жовтня 2024 року

Вартість: 550 євро за одного учасника

Експерт: Шкурка Лариса

• Консультативна підтримка нерезидентів у виборі форми присутності на території України (ТОВ, постійне чи не постійне представництво).
• Експертно-консультативна підтримка представництв нерезидентів в Україні.
• Консультування щодо систематизації роботи представництв неприбуткових організацій на території України.
• Співпраця з проектами міжнародної технічної допомоги як консультанта з розвитку організаційного потенціалу та вдосконалення інституційної спроможності бенефіціарів проекту – некомерційних організацій.
• Співпраця з міжнародними донорськими організаціями, аудитор та консультант з питань розвитку організаційного потенціалу (USAID, SIDA, Представництво ЄС в Україні, Корпус миру США, тощо).
• Проведення міжнародних аудитів, організаційних перевірок, Огляд Організації відповідно до оцінки (NUPAS, ОСА).
• Розробка систем управлінського обліку: оперативне та стратегічне планування, організація та контроль процесу бюджетування, аналіз виконання бюджету, облік у контексті центрів доходу та центрів витрат для неприбуткових організацій та суб’єктів господарювання.
• Співпраця з проектами міжнародної технічної допомоги як консультанта для впровадження систем внутрішнього контролю шляхом розробки політики та процедур (фінансовий менеджмент, політика закупівель, управління проектами, управління операціями та процедури людських ресурсів).
• Проектування систем управління проектами та впровадження політики та процедур в організаціях, включаючи реалізацію міжнародних проектів.

Consulting session: “Branches and Representative Offices of International NGOs: Rules of Work and Changes”

This event was created to address practical questions of international non-profit organizations operating in Ukraine. The agenda was fully shaped based on the requests our company has received over the past six months, and the issues that branches and representative offices face in their work.

The legislation is currently undergoing changes, which should be taken into account when carrying out activities in Ukraine. On July 14, 2023, the Law of Ukraine “On Amendments to Certain Legislative Acts of Ukraine on the Regulation of Activities of Separate Subdivisions of a Legal Entity Formed in Accordance with the Legislation of a Foreign State,” No. 3257-IX, was adopted and will be enacted on September 3, 2024.

The purpose of this law is to create a favourable legislative framework regulating the legal status of separate subdivisions of a legal entity, including branches and representative offices of foreign non-governmental or foreign charitable organizations established in accordance with the laws of a foreign country. This law aims to unify, simplify, and accelerate the procedures for establishing and terminating their activities in Ukraine.

The Law on Foreign Separate Subdivisions implements the provisions of Directive (EU) 2017/1132 of the European Parliament and of the Council of June 14, 2017.

The event is held in Ukrainian with simultaneous interpreting into English.

There is an opportunity to ask questions to an expert who has been supporting the activities of non-residents for more than 20 years.

The target audience includes: Heads and Management staff of branches and representative offices of international non-governmental organizations, Finance Directors, Expatriates working in Ukraine etc.

AGENDA

10:00 – 13:00 Part I: General Rules and Changes

1. Updated rules for registration and re-registration of representative offices.
2. Regulations of representative offices: whether they are required now and what to do for those that do not have them.
3. Signatories: how many and what kind of signatories there can be, responsibilities of the signatories.
4. How to properly execute a power of attorney and whether the signatory can have a non-fixed term power of attorney.
5. Ultimate beneficial owners: whether this rule applies to representative offices of non-profit organizations.
6. Whether a representative office can have a primary and secondary tax address.
7. Implementer of international technical assistance projects: Head Office or representative office.
8. Humanitarian aid: whether a representative office can be a recipient and an acquirer.
9. Agreements with the Head Office and the representative office: who can receive services and who has the right to pay.
10. Tax exemptions: when they occur and when you can become a VAT payer in Ukraine.
11. Accounting: whether it is mandatory and whether it can be done in the accounting software of the Head Office.

14:00 – 17:00: Staff and Expatriates – Rules of Employment and Cooperation

1. Basic rules of cooperation with national and foreign staff.
2. Foreign staff: rules for the performance of labour duties:
   • When concluding agreements with the Head Office
   • When concluding agreements with the Representative Office in Ukraine
3. Business trips: rules of implementation and registration.
4. Military recording for representative offices: whether it is required, how to maintain it, and what to submit for reporting.
5. Military exemptions: recent changes.
6. Health insurance, rent, and travel expenses for national and foreign staff.
7. Expatriates and tax-residents: legal rules and requirements.
8. Changes for non-resident employees: updated rules of residence and employment.
9. Fines to the Fund for the Protection of Persons with Disabilities: whether they can be charged for 2024.
10. Other issues and changes that are to be enforced as of the day of the event.
11. Q&A

Date: October 10, 2024

Participation fee:  550 EUR

Speaker: Larysa Shkurka

Possesses experience in:

• Advisory support to non-residents in choosing the form of presence on the territory of Ukraine (LLC, permanent or non-permanent representation).
• Expert and advisory support for the operational and legal activities of non-resident representative offices in Ukraine.
• Cooperation with international technical assistance projects as a consultant for organizational capacity building and improving the institutional capacity of project beneficiaries – non-profit organizations.
• Cooperation with international donor organizations as an auditor and capacity development advisor (e.g., USAID, SIDA, the EU Delegation to Ukraine, the United States Peace Corps). This includes international audits, organizational audits, and Pre-Award Surveys (NUPAS).
• Development of management accounting systems: operational and strategic planning, organization and control of the budgeting process, analysis of budget implementation, and accounting.
• Development of internal policies and procedures (financial management, procurement policies, project management, operations management, human resource procedures etc.).
• Project management systems design and implementation of policies and procedures in organizations, including international projects planning and execution.